E-Dokumentation – Nicht nur eine rechtliche Verpflichtung

Die Vorteile der E-Dokumentation in der Logistik sind verbesserte Zusammenarbeit, operative Effizienz und erhebliche Kostensenkungen.

Seit Jahren verlässt sich der Transportsektor auf die Verwendung von Papierdokumenten. Doch da Nachhaltigkeit heute im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit steht, ist es an der Zeit, bestimmte „traditionelle“ Praktiken durch einen digitaleren Ansatz zu ersetzen. Der Bedarf an Digitalisierung wurde in letzter Zeit ebenfalls beschleunigt, da Vorschriften – insbesondere die kommende eFTI-Verordnung und die verpflichtenden eCMR-Regelungen – Unternehmen dazu zwingen, sich anzupassen. Einige Unternehmen sind jedoch langsam in der Reaktion, aber ein größeres Bewusstsein für die greifbaren Vorteile papierlosen Transports könnte sicherstellen, dass die Gesetzgebung nur noch als zusätzlicher Anreiz dient, anstatt der Hauptantrieb zu sein.

Der aktuelle Stand

Jede Transportoperation erfordert mehr als ein Dutzend verschiedener Papierdokumente, sei es bei der Vereinbarung und Organisation von Prozessen, der Zuweisung von Verantwortlichkeiten oder der Sammlung von Beweismitteln. Laut dem Trans.eu-Transportmarktbericht 2024/2025 sind etwa 99 % der im Sektor verwendeten Dokumente noch Papier.

Eine Umfrage von ODeX hebt mehrere Gründe für die langsame Einführung digitaler Werkzeuge im Sektor hervor. Der Hauptgrund ist, dass 25 % der Befragten besorgt über die Datensicherheit bei der Nutzung dieser Werkzeuge sind. Darüber hinaus gaben mehr als 20 % der Versender an, dass sie sich der Existenz digitaler Lösungen und deren Angebote nicht bewusst sind. Außerdem zeigen 15 %, dass es an Anpassungsfähigkeit und/oder Erfahrung im Umgang mit digitalen Werkzeugen mangelt, gefolgt von Implementierungskosten.

„Wir sehen große Unterschiede bei der Akzeptanz von E-Dokumenten nach Sektor und Transportart. Während die Luftfahrt und die maritime Branche führend sind, vor allem durch Standardisierungsbemühungen und die Komplexität des globalen Handels, digitalisiert sich der Straßentransport deutlich langsamer aufgrund seiner lokalisierten Natur und unterschiedlicher Vorschriften“, sagte Gerry Daalhuisen, Senior Director of Dock & Yard / Fleet Products bei Transporeon. „Außerdem setzen große Unternehmen oft schneller fortschrittliche Technologien ein als kleinere, und der B2C-Sektor übernimmt die Veränderung schneller als der B2B-Sektor. Einige Logistikunternehmen entscheiden sich, Investitionen in noch nicht essentielle digitale Werkzeuge aufgrund verringerter Frachtemengen und Umsätze zu reduzieren, aber auf der anderen Seite investieren viele Unternehmen zunehmend in ihr Geschäft, um widerstandsfähiger gegenüber dem aktuellen geopolitischen und wirtschaftlichen Umfeld zu sein.“

eCMR: ein erster Schritt in Richtung eines papierlosen Sektors

Die digitale Frachtbrief, oder eCMR, stellt einen entscheidenden ersten Schritt beim Übergang zu einer papierlosen Branche dar. Ihre Nutzung soll ab Juli 2027 verpflichtend werden. Bis dahin sollte auch die eFTI-Verordnung vollständig in Kraft treten, um Behörden in den EU-Mitgliedstaaten zu ermutigen, elektronisch geteilte Informationen über zertifizierte eFTI-Plattformen zu akzeptieren.

Unabhängig davon, ob E-Dokumentation verpflichtend ist oder nicht, kann die Einführung papierloser Prozesse den Transportunternehmen erhebliche Vorteile bringen. Ein Beispiel dafür ist der Wechsel vom Papierfrachtbrief zum eCMR. Der gesamte Prozess, der die Dokumentenerstellung, Frachtprüfung, Bestätigung der Lieferung und andere administrative Aufgaben umfasst, dauert im aktuellen papierbasierten Verfahren etwa 23 Minuten. Wird die Fracht digital verarbeitet, reduziert sich die Zeit auf 9 Minuten, so eine Studie von SIRA Consulting Research für das dänische Verkehrsministerium.

Diese Zeitersparnis von fast einer Viertelstunde führt zu erheblichen finanziellen Einsparungen. Insgesamt könnte der europäische Transport- und Logistiksektor laut eFTI4EU-Organisation bis zu 1 Milliarde Euro pro Jahr einsparen. Und das schließt nicht einmal die Reduzierung der Wartezeiten an Grenzen durch erhöhte Effizienz ein.

Erhöhte Transparenz, weniger (menschliche) Fehler

Der Umstieg auf einen digitalen Ansatz verbessert auch die Kommunikation, Zusammenarbeit und Effizienz innerhalb der Lieferkette erheblich. Zum Beispiel liefert er Daten zu Sendungen und ermöglicht eine Echtzeit-Transparenz, sodass alle Beteiligten ständig über den neuesten Versandstatus informiert sind. Diese Transparenz bedeutet, dass fehlende Produkte und Verzögerungen frühzeitig erkannt werden können, was eine rechtzeitige Intervention ermöglicht. Gleichzeitig wird menschliches Versagen eliminiert, was zu größerer Genauigkeit und einer weiteren Verbesserung der internen Abläufe wie Bestandsverwaltung führt.

Ein nachhaltiger Wettbewerbsvorteil

Abschließend ist die E-Dokumentation ein nachhaltigerer Ansatz, der Transportunternehmen dabei hilft, bedeutende Fortschritte bei ihren Nachhaltigkeitszielen zu erzielen. Zum Beispiel durch die Reduzierung von Papiermüll und des CO2-Fußabdrucks im Zusammenhang mit papierbasierten Prozessen. „Die Vorteile der E-Dokumentation überwiegen bei weitem die Implementierungsaufwände“, sagt Daalhuisen. „Sie bietet klare operative und finanzielle Vorteile, wie geringere Kosten und höhere Produktivität, während sie auf eine nachhaltige Zukunft hinarbeitet. Zudem werden Dokumentationsprobleme, wie Fehler und Verzögerungen, die daraus entstehen, von der Hälfte der Akteure im Transport- und Logistikbereich als die größte Engstelle im Betrieb angesehen. Auch hier ist die E-Dokumentation die Lösung.“