E-Dokumentation – Nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung

Die Vorteile der elektronischen Dokumentation in der Logistik sind eine verbesserte Zusammenarbeit, operative Effizienz und eine erhebliche Kostenreduzierung.

Seit Jahren verlässt sich der Transportsektor auf die Nutzung von Papierdokumenten. Doch da Nachhaltigkeit nun im Mittelpunkt des öffentlichen Interesses steht, ist es an der Zeit, bestimmte „traditionelle“ Praktiken durch einen digitaleren Ansatz zu ersetzen. Der Bedarf an Digitalisierung wurde in letzter Zeit ebenfalls beschleunigt, insbesondere durch Vorschriften – insbesondere die kommende eFTI-Verordnung und verpflichtende eCMR-Vorschriften – die Unternehmen keine andere Wahl lassen, als sich anzupassen. Einige Unternehmen haben jedoch nur langsam reagiert, aber ein größeres Bewusstsein für die greifbaren Vorteile des papierlosen Transports könnte sicherstellen, dass die Gesetzgebung lediglich als zusätzlicher Anreiz dient und nicht als Haupttreiber.

Der aktuelle Stand der Dinge

Jeder Transportvorgang erfordert mehr als ein Dutzend verschiedener Papierdokumente – sei es zur Vereinbarung und Organisation von Prozessen, zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten oder zur Sammlung von Nachweisen. Laut dem Transportmarktbericht 2024/2025 von Trans.eu sind etwa 99 % der im Sektor verwendeten Dokumente noch immer auf Papier.

Eine Umfrage von ODeX hebt mehrere Gründe für die langsame Einführung digitaler Werkzeuge im Sektor hervor. Der Hauptgrund ist, dass 25 % der Befragten angaben, sich bei der Nutzung dieser Werkzeuge um die Datensicherheit zu sorgen. Darüber hinaus gaben mehr als 20 % der Verlader an, dass sie sich der Existenz digitaler Lösungen und deren Nutzen nicht bewusst seien. Außerdem geben 15 % eine unzureichende Anpassungsfähigkeit und/oder Erfahrung im Umgang mit digitalen Werkzeugen an, gefolgt von den Implementierungskosten.

„Wir sehen große Unterschiede bei der Einführung von E-Dokumenten je nach Branche und Transportart. Während Luftfahrt und Seefracht führend sind – angetrieben durch Standardisierungsbemühungen und die Komplexität des globalen Handels – digitalisiert sich der Straßentransport aufgrund seiner lokalen Ausrichtung und unterschiedlicher Vorschriften deutlich langsamer“, sagte Gerry Daalhuisen, Senior Director of Dock & Yard / Fleet Products bei Transporeon. „Außerdem setzen große Unternehmen oft schneller fortschrittliche Technologien ein als kleinere, und der B2C-Sektor übernimmt den Wandel schneller als der B2B-Sektor. Einige Logistikunternehmen entscheiden sich aufgrund sinkender Frachtmengen und Einnahmen dafür, Investitionen in noch nicht essenzielle digitale Werkzeuge zu reduzieren. Andererseits investieren viele Unternehmen zunehmend in ihr Geschäft, um widerstandsfähiger gegenüber dem aktuellen geopolitischen und wirtschaftlichen Umfeld zu sein.“

eCMR: ein erster Schritt in Richtung papierloser Sektor

Der digitale Frachtbrief, oder eCMR, stellt einen entscheidenden ersten Schritt in Richtung einer papierlosen Branche dar. Seine Nutzung soll ab Juli 2027 verpflichtend werden. Bis dahin sollte auch die eFTI-Verordnung vollständig in Kraft sein, wodurch Behörden in den EU-Mitgliedstaaten ermutigt werden, elektronisch über zertifizierte eFTI-Plattformen geteilte Informationen zu akzeptieren.

Unabhängig davon, ob E-Dokumentation verpflichtend ist oder nicht, kann die Einführung papierloser Prozesse erheblichen Nutzen für Transportunternehmen bringen. Ein Beispiel dafür ist der Wechsel vom Papier-Frachtbrief zum eCMR. Der gesamte Prozess – einschließlich Dokumentenerstellung, Frachtkontrolle, Lieferbestätigung und anderer administrativer Aufgaben – dauert im aktuellen papierbasierten Verfahren etwa 23 Minuten. Wird der Frachtauftrag digital abgewickelt, reduziert sich dies laut einer Studie von SIRA Consulting Research für das dänische Verkehrsministerium auf 9 Minuten.

Diese Zeitersparnis von fast einer Viertelstunde bedeutet erhebliche finanzielle Einsparungen. Insgesamt könnte der europäische Transport- und Logistiksektor laut der Organisation eFTI4EU bis zu 1 Milliarde Euro pro Jahr einsparen. Und das schließt noch nicht einmal die Reduzierung von Wartezeiten an Grenzen durch gesteigerte Effizienz ein.

Mehr Transparenz, weniger (menschliche) Fehler

Der Umstieg auf einen digitalen Ansatz verbessert auch die Kommunikation, Zusammenarbeit und Effizienz innerhalb der Lieferkette erheblich. So liefert er beispielsweise Daten zu Sendungen und ermöglicht Echtzeit-Transparenz, wodurch alle Beteiligten stets über den aktuellen Sendungsstatus informiert sind. Diese Transparenz bedeutet, dass fehlende Produkte und Verzögerungen frühzeitig erkannt werden können, was rechtzeitiges Eingreifen ermöglicht. Gleichzeitig werden menschliche Fehler eliminiert, was eine höhere Genauigkeit und eine zusätzliche Verbesserung interner Abläufe wie der Lagerverwaltung gewährleistet.

Ein nachhaltiger Wettbewerbsvorteil

Schließlich ist die E-Dokumentation ein nachhaltigerer Ansatz, der Transportunternehmen hilft, bedeutende Fortschritte bei ihren Nachhaltigkeitszielen zu machen. Zum Beispiel durch die Reduzierung von Papierabfällen und des CO₂-Fußabdrucks, der mit papierbasierten Prozessen verbunden ist. „Die Vorteile der E-Dokumentation überwiegen die Implementierungsaufwände bei weitem“, betont Daalhuisen. „Sie bringt klare operative und finanzielle Vorteile, wie geringere Kosten und höhere Produktivität, während sie gleichzeitig auf eine nachhaltige Zukunft hinarbeitet. Zudem werden Dokumentationsprobleme – wie Fehler und daraus resultierende Verzögerungen – von der Hälfte der Akteure im Transport- und Logistikbereich als größter Engpass im Betrieb angesehen. Auch hierfür ist die E-Dokumentation die Lösung.“